Intern AI chatbot for norske bedrifter i 2025, bør du velge Copilot Studio eller skreddersydd løsning?

I 2025 har kunstig intelligens gått fra å være hype til å bli et helt vanlig arbeidsverktøy for folk flest. Over halvparten av nordmenn bruker nå generativ AI som ChatGPT og Copilot i hverdagen, mens omtrent tre av ti norske virksomheter sier at de har tatt i bruk AI teknologi i jobben sin.

Likevel sitter mange ledere igjen med det samme spørsmålet:

Hvordan kan vi bruke AI på egne dokumenter, rutiner og prosesser på en trygg, lønnsom og praktisk måte?

For norske bedrifter er svaret ofte en intern AI chatbot eller AI agent som:

• Svarer på spørsmål fra ansatte basert på bedriftens egne dokumenter

• Hjelper med HR, HMS, prosjektstyring og rutiner

• Avlaster ledere og nøkkelpersoner som i dag får de samme spørsmålene hele tiden

I dag står de fleste bedrifter i et valg mellom to hovedretninger:

• Utvikle en intern chatbot på Microsoft plattformen med Copilot Studio

• Utvikle en mer skreddersydd løsning med RAG og egne AI agenter

I dette blogginnlegget forklarer vi forskjellen, fordeler og ulemper, og gir en konkret anbefaling for norske virksomheter i 2025.

Hva er en intern AI chatbot og en AI agent i praksis?

La oss se på hva dette betyr i praksis.

En intern AI chatbot er en digital kollega som kan:

• Lese og forstå dokumenter som ligger i for eksempel SharePoint, Teams eller på intranettet

• Svare på spørsmål på naturlig språk, slik som:

1. Hva er rutinene våre for overtid og reisegodtgjørelse

2. Hvordan registrerer jeg avvik på prosjekt X

3. Hvilken mal skal vi bruke når vi sender tilbud til kunde Y

En AI agent er neste steg, en agent:

• Svarer ikke bare på spørsmål

• Kan også utføre oppgaver, for eksempel:

1. Hente siste versjon av en mal

2. Oppsummere et langt dokument til tre punkter

3. Foreslå neste steg i en prosess, basert på bedriftens egne regler

Internasjonale undersøkelser viser at generativ AI nå brukes i stor skala i bedrifter, og at mønsteret som vokser frem er nettopp RAG baserte løsninger og AI agenter som jobber tett på interne systemer og data.

For norske bedrifter betyr det en gyllen mulighet: De trenger ikke utvikle store og dyre dataplattformer for å komme i gang. De kan la AI hente og kombinere informasjon fra systemene de allerede bruker i dag.

Alternativ 1 Intern chatbot med Microsoft Copilot Studio

Microsoft Copilot Studio er Microsoft sin plattform for å utvikle AI agenter og chatboter, tett knyttet til Microsoft 365 universet.

Kort forklart kan du:

• Utvikle en agent visuelt uten å være utvikler

• Koble den til SharePoint, OneDrive og andre datakilder

• Publisere den i Teams eller som en del av Microsoft 365 Copilot

For mange norske bedrifter er dette attraktivt fordi:

• De betaler allerede for Microsoft 365

• De fleste dokumenter ligger i SharePoint og Teams

• IT avdelingen kjenner og stoler på Microsoft plattformen

Fordeler med å bruke Copilot Studio

• Rask vei til pilot:
  Du kan komme i gang med en første versjon på uker, ikke måneder

• Mindre teknisk kompleksitet i starten:
  Mange integrasjoner og sikkerhetsmekanismer er allerede på plass i Microsoft plattformen

• Sikkerhet og tilgangskontroll følger eksisterende struktur:
  Hvis tilgangene til dokumenter er satt opp riktig fra før, vil chatboten respektere de samme reglene

• Egner seg spesielt godt for HR håndbok, interne retningslinjer, enkle HMS rutiner og generelle spørsmål om bedriften

Begrensninger med Copilot Studio

• Begrenset fleksibilitet i brukeropplevelse:
  Bedriften må i stor grad akseptere Microsoft sitt grensesnitt og flyt

• Vanskeligere å integrere dypt med alle fagsystemer:
  Integrasjoner mot ERP, CRM, bransjesystemer og egne databaser kan kreve mer utvikling, og enkelte behov vil være tungvinte å løse

• Mindre kontroll på teknologi og arkitektur:
  Bedriften får mindre innsyn i hvordan modellen jobber under panseret, sammenlignet med en løsning de eier selv

For mange norske bedrifter er Copilot Studio likevel et svært godt førstesteg, særlig hvis dere allerede har relativt ryddige dokumentstrukturer i SharePoint og primært ønsker å redusere tiden som går bort i å finne informasjon.

Alternativ 2 Skreddersydd intern chatbot med RAG og AI agenter

Den andre hovedretningen er å utvikle en skreddersydd løsning basert på RAG og AI agenter.

RAG står for Retrieval Augmented Generation. I stedet for at språkmodellen prøver å lære alt bedriften vet, henter den relevante dokumenter i det øyeblikket en ansatt stiller et spørsmål og bruker disse dokumentene som grunnlag for svaret.

Dette har blitt en dominerende arkitektur for AI i virksomheter fordi den:

• Gir mer presise svar

• Gir mer kontroll på hvordan dokumenter hentes, indekseres og kombineres enn standardløsninger

• Gir bedre kontroll på hvilke kilder som brukes

I en skreddersydd løsning kan du også utvikle flere AI agenter som:

• Snakker med ulike systemer

• Kjenner forskjellige prosesser

• Samarbeider om å løse en oppgave

Eksempler:

• En agent som er spesialist på HR dokumenter

• En agent som kjenner prosjektverktøy, timeregistrering og avviksregistrering

• En agent som henter tall fra økonomisystem og Power BI

Etter hvert ser vi at bedrifter kombinerer dette med agenter som kan gjøre konkrete grep, ikke bare gi svar, for eksempel starte en flyt i Power Automate eller oppdatere en oppgave i et prosjektverktøy.

Fordeler med skreddersydd løsning

• Full fleksibilitet:
  Bedriften kan forme brukeropplevelse, logikk og integrasjoner helt etter behov

• Sterk integrasjon mot kjernesystemer:
  Løsningen kan kobles direkte mot ERP, CRM, timeregistrering, økonomisystemer, dokumentlager, fagsystemer og datavarehus

• Bedre styring på hvor data lagres:
  Bedriften kan selv velge skyløsning, region, kryptering og loggnivå og dokumentere dette tydelig for kunder og tilsyn

• Mulighet til å utvikle konkurransefortrinn:
  En godt designet intern AI plattform kan etter hvert bli en unik del av hvordan bedriften jobber og leverer, ikke bare et generelt verktøy

Ulemper med skreddersydd løsning

• Høyere startkostnad og mer utvikling:
  Det tar lenger tid å komme til første versjon. Arkitektur, sikkerhet og integrasjoner må planlegges og utvikles

• Større ansvar for drift og videreutvikling:
  Bedriften trenger en partner som faktisk kan forvalte løsningen. Dette er ikke noe man utvikler en gang og lar stå

• Krever tydeligere prioritering:
  Uten en klar strategi er det lett å utvikle for mye på en gang og miste fokus

Copilot Studio eller skreddersydd løsning, hva lønner seg for norske bedrifter?

Bildet som går igjen i undersøkelser er tydelig:

• En mindre andel virksomheter har tatt i bruk AI i stor skala, men veksten er rask

• Mange ansatte bruker ChatGPT og Copilot, men få bedrifter måler om det lønner seg og har en tydelig plan

Det betyr at potensialet er enormt, men løsningene er ofte ganske umodne.

For de fleste bedrifter vil en smart strategi se slik ut:

1 Start der du er, Copilot Studio for enkle interne behov

Hvis dere:

• Allerede bruker Microsoft 365

• Har dokumentene deres i SharePoint og OneDrive

• Ønsker å redusere tidsbruk på å finne informasjon

Da er Copilot Studio ofte et godt førstesteg.

Her kan dere:

• Starte med én eller to tydelige bruksområder, for eksempel HR håndbok og HMS

• Teste med en avdeling først

• Høste erfaringer om hvordan ansatte faktisk bruker løsningen

2 Planlegg parallelt for skreddersydd arkitektur

Samtidig kan dere:

• Kartlegge hvilke prosesser som virkelig påvirker lønnsomheten

• Se på integrasjoner mot CRM, ERP, timeregistrering og prosjektverktøy

• Vurdere en mer skreddersydd RAG og agent løsning der Copilot Studio ikke er nok

For eksempel:

• Copilot Studio chatbot for generelle interne spørsmål

• Skreddersydd agent løsning for fakturaprosess, prosjektrapportering eller kundeservice der AI kobler seg direkte mot flere systemer

Hvordan komme i gang på 90 dager, konkret roadmap

Her er et forslag til en praktisk plan som mange virksomheter kan gjennomføre på omtrent tre måneder.

Fase 1 Kartlegging og prioritering uke 1 til 3

• Samle ledergruppe og nøkkelpersoner i en kort workshop

• Identifiser tre til fem situasjoner der ansatte stadig leter etter informasjon eller stiller   de samme spørsmålene

• Se spesielt på områder som: HR og personalhåndbok, HMS rutiner, avvik og sjekklister, prosjektmaler og standardiserte dokumenter

• Velg ett område som pilot. Målet er ikke å dekke alt, men å lykkes et sted først

Fase 2 Utvikle en første intern chatbot uke 4 til 8

Hvis dere velger Copilot Studio kan dere:

• Koble chatboten til relevante SharePoint biblioteker

• Definere noen eksempelspørsmål og teste svarene

• Justere struktur på dokumentene der det trengs, for eksempel rydde opp i gamle versjoner

• Pilotteste med en begrenset brukergruppe som gir ærlige tilbakemeldinger

Hvis dere velger en skreddersydd løsning bør dere:

• Avklare dataflyt og sikkerhet med IT og eventuelle databehandlere

• Utvikle en enkel RAG løsning som leser utvalgte dokumenter og testes på konkrete spørsmål

• Dokumentere hvilke integrasjoner dere vil trenge på sikt

Fase 3 Evaluer gevinst og bestem steg to uke 9 til 12

Mål enkle effekter, for eksempel:

• Hvor mange spørsmål chatboten har besvart

• Redusert tid brukt på å svare ansatte

• Om ansatte opplever at de finner informasjon raskere

• Identifiser det neste området som burde automatiseres

  Ta stilling til:

• Om dere skal fortsette å utvikle videre på Copilot Studio

• Om dere i tillegg skal starte et skreddersydd løp på områder der standardløsningen ikke strekker til

Slik kan Karma Solutions hjelpe

Karma Solutions hjelper norske bedrifter med å planlegge og utvikle interne AI chatboter og AI agenter, både på Microsoft plattformen og som skreddersydde RAG løsninger i skyen. Målet er at løsningen faktisk blir brukt i hverdagen, ikke bare blir nok et IT prosjekt.

Vi kombinerer:

• Erfaring med digitalisering og automatisering i norske bedrifter

• Kompetanse på AI chatboter, Copilot Studio, RAG og integrasjoner mot systemer som Microsoft 365, SharePoint, Teams og fagsystemer

Typiske leveranser innen intern AI chatbot og AI agenter:

• Workshop som kartlegger behov og konkrete brukercase for interne AI chatboter og AI agenter

• Pilot i Copilot Studio eller skreddersydd RAG løsning som kobler seg mot SharePoint og andre viktige systemer

• Videreutvikling og måling av effekt i Power BI slik at dere ser hvordan chatbot og AI agenter brukes og hvor de sparer tid

Målet er at dere får interne AI chatboter og AI agenter som faktisk avlaster folk i hverdagen og gir målbar effekt, ikke bare en ny knapp i Teams.

---

Hvis du vurderer intern AI chatbot eller AI agenter i din virksomhet, men ikke vet hvor du skal starte, er dette et naturlig første steg:

• Book en uforpliktende prat på Teams

• Vi går gjennom hvordan dere jobber i dag, hvilke systemer dere har og hvor skoen trykker

• Du får et konkret forslag til første pilot og kostnadsramme, tilpasset din bedrift

Ta kontakt, så ser vi om vi kan hjelpe dere å gå fra AI hype til faktisk verdi i bedriften.